26.06.2020

Notariële akten via digitale volmacht

De maatregelen die genomen werden om de verspreiding van het Coronavirus tegen te gaan zorgden ervoor dat het enkel nog mogelijk was om voor dringende akten naar de notaris te gaan. Sinds 4 mei 2020 is het echter mogelijk om notariële akten te verlijden zonder dat u daarvoor naar het kantoor van de notaris moet. Daarvoor werd een systeem voor het verlenen van een digitale volmacht ingevoerd. Notarissen kunnen nu de maatregelen maximaal respecteren door zoveel mogelijk akten op afstand te verlijden.

Waarvoor kan een digitale volmacht gebruikt worden?

Met een digitale volmacht kunnen bijna alle notariële akten worden getekend. Denk maar aan aankoopakten, oprichtingsakten, zorgvolmachten, schenkingen en huwelijkscontracten. Enkel de akten met een strikt persoonlijk karakter, zoals een testament, kunnen niet via een digitale volmacht verleden worden.

Bovendien is het verlenen van een volmacht via videoconferentie volledig gratis gedurende de periode van de bijzondere maatregelen (momenteel tot 30 juni). Er worden geen extra kosten of erelonen aangerekend. Let wel, dit geldt alleen voor volmachten die uitwerking hebben in deze periode. Volmachten die gebruikt worden nà de Corona periode genieten niet van de kosteloze regeling.

Procedure

Het tekenen van een akte aan de hand van een digitale volmacht verloopt in twee fases. Allereerst stuurt de notaris op voorhand een handleiding met informatie op naar de cliënt. Daarin staan alle stappen zorgvuldig uitgelegd.

De eerste fase bestaat uit een online vergadering via een videoconferentie. Daarvoor heeft de cliënt (de volmachtgever), een computer met internetverbinding, een webcam en een elektronische identiteitskaart met pincode of de itsme app nodig. De plaats waar de volmachtgever zich bevindt, maakt niet uit. Tijdens de videoconferentie geeft de notaris uitleg bij de volmacht, alsook bij het onderwerp van de akte waarvoor de volmacht wordt verleend. Er kunnen ook vragen worden gesteld, net zoals bij een fysieke vergadering. Daarna zal de volmacht via de eID van de volmachtgever digitaal ondertekend worden.

Eens de digitale volmacht met succes verleend werd, is het tijd voor de tweede fase. In de tweede fase zal de gevolmachtigde op het kantoor van de notaris de akte ondertekenen. De gevolmachtigde kan een medewerker van de notaris zijn of een andere vertrouwenspersoon die zich wel wil of kan verplaatsen naar het kantoor van de notaris. Eens de akte ondertekend is en de notaris deze geregistreerd heeft, zal hij een kopie van de akte naar de partijen opsturen.

Is het veilig?

Het tekenen van een akte via een digitale volmacht is even veilig als het fysiek tekenen van een akte op het kantoor van de notaris. De digitale volmacht is een authentieke akte en heeft dus een bijzondere bewijswaarde. Het systeem waarmee de videoconferentie gebeurt voorziet ook voldoende bescherming van de privacy. Zo is het bijvoorbeeld niet toegelaten om opnames te maken en aan het begin van de videoconferentie moet u zich identificeren via uw identiteitskaart. De partijen moeten ook te allen tijde zichtbaar en hoorbaar zijn.

De digitale volmacht is dus zowel voor de notaris als voor de burger een handig alternatief om een akte van op afstand te kunnen ondertekenen. Deze volmacht geldt bovendien niet enkel tijdens de periode van Corona, maar zal ook nadien kunnen worden gebruikt. Daarnaast biedt dit ook nieuwe mogelijkheden voor personen die in het buitenland verblijven.